5 idee per gestire al meglio le prenotazioni e le comande in un ristorante

Vorresti sapere come gestire le comande in cucina, come gestire le prenotazioni di un ristorante nel migliore dei modi e come rendere più efficiente il servizio in sala? Questo articolo è quello che fa per te: cinque consigli da Strooka per implementare al massimo l’efficienza del tuo locale.

Come gestire le prenotazioni e le comande di un ristorante: cinque idee di Strooka

La regola d’oro per gestire le prenotazioni di un ristorante è dire no all’improvvisazione. Bisogna conoscere a menadito il menù che si propone, gli ingredienti dei piatti, le ricette premium da spingere in vendita poiché più redditizie sotto il profilo del food-cost, le referenze beverage, la disposizione dei tavoli.
Serve consapevolezza del rapporto adeguato tra capienza e produttività del proprio locale: fare 300 coperti ma con ritardi e disservizi è un errore madornale, meglio farne 150 ma in completo controllo. Questi sono i requisiti essenziali per gestire bene un ristorante.
Vediamo nello specifico come si gestiscono le comande al ristorante, come gestire le prenotazioni e come è possibile rendere più metodico e scrupoloso il carico complessivo del lavoro durante un servizio di sala e cucina.

• Gestire le ordinazioni con il palmare per comande

Utilizzare il palmare per comande, collegato con la stampante delle comande in cucina, dovrebbe essere la norma in tutti i ristoranti. Eppure, ancora oggi tanti ristoratori si affidano alle comande su carta, uno strumento che è soggetto ad errori ripetuti, rallentamenti e confusione.
Per ottimizzare la gestione delle comande nel tuo ristorante, dovresti affidarti a un software per comande adeguato e ad un device tecnologico appropriato. Il margine di errore si ridurrà enormemente, così come si ottimizzeranno i tempi operativi: niente più camerieri che portano fogli volanti in cucina perdendo secondi preziosi e trascurando il controllo della sala.

• Formare personale specializzato nella gestione delle comande e delle prenotazioni

Sembra scontato, ma non lo è: non tutti i camerieri sono predisposti alla vendita e il fattore umano incide notevolmente nell’aumento dello scontrino medio. Per questo esistono le gerarchie anche nel servizio di sala e ci sono camerieri specializzati nella vendita e nella gestione delle comande. Ogni cameriere ha dei compiti specifici da assolvere:

• il busser, ossia il cameriere che si occupa di sbarazzare, pulire e apparecchiare i tavoli e portare le bevande;
• il runner, che è il collegamento tra il pass della cucina pieno di piatti caldi e i tavoli dei clienti;
• il palmarista, o comandiere, che prende gli ordini dei clienti, illustra i piatti del menu e verifica che tutto prosegua nel migliore dei modi;
• il maître, o addetto all’accoglienza, che si occupa di controllare le prenotazioni, accompagnare i clienti ai tavoli e verificare l’andamento del servizio di sala, valutando quando far partire il cosiddetto “secondo turno” di un servizio.

Il personale di sala ben formato, con ruoli definiti e chiari, sarà di grande supporto per una vincente gestione delle comande e anche nella turnazione efficace dei tavoli, con conseguente miglioramento nella gestione delle prenotazioni. Un cameriere-palmarista che sa incentivare le vendite dei prodotti premium è importante tanto quanto un runner che è capace di gestire il pass con pulizia e velocità.

• Utilizzare software e tool di self-ordering

La strategia di dotare il cliente di strumenti di “auto-ordine” o self-ordering, è vincente sia per i locali ad alto volume che per i ristoranti con menù ampi e articolati. Responsabilizzare il cliente, fornendogli applicazioni o tools di ordine in autonomia, snellisce e migliora le procedure di gestione delle comande. Inoltre, c’è sempre un margine di personalizzazione: potresti pensare di lasciare al cliente il solo ordine delle bevande (che può avere un impatto positivo sullo scontrino medio) mentre il palmarista si occuperà delle ordinazioni delle ricette. Questo procedimento ha una diretta ricaduta anche sul tempo di permanenza media al tavolo e di conseguenza sul flusso delle prenotazioni, che potrai controllare meglio.

• Digitalizzare le prenotazioni e gestire i turni di servizio in fasce orarie

Utilizzare un software apposito per permettere ai clienti di prenotare, ti consentirà di avere un vantaggio competitivo in termini di organizzazione e fruizione del servizio di sala e soprattutto di gestire le prenotazioni in modo preciso. Anzitutto non dovrai avere una persona addetta alle prenotazioni: ciò ridurrà il margine di errore umano e risparmierai tempo e risorse. In secondo luogo, scaglionando le prenotazioni in fasce orarie e potendole gestire con un software in backend, avrai sempre la situazione della sala monitorata e dei dati sui coperti da poter consultare e comparare, settimana dopo settimana. Potrai organizzare i vari turni di servizio con consapevolezza, senza portare in sovra-saturazione lavorativa il locale.
Strooka è lo strumento ideale per scegliere questa strategia di gestione delle prenotazioni: contattaci per saperne di più.

• Automatizzare e organizzare al meglio le procedure di servizio in sala e in cucina

In tutte le attività commerciali ci sono costi superflui da tagliare, processi produttivi confusionari, tempi morti che possono essere impiegati per ottenere ulteriori vantaggi competitivi. Nei ristoranti, spesso ci sono lavori di sala o di cucina che portano via troppo tempo e che potrebbero diventare più efficienti ed efficaci.
Per gestire le comande e migliorare l’efficienza delle prenotazioni, è fondamentale comprendere qual è la massima capacità produttiva del tuo locale. Questa è una condizione imprescindibile sia per gestire le comande che per snellire il sistema di prenotazioni. Ogni ristorante, per specifici dettami di staff fisico e di logistica ambientale, ha una capienza di tolleranza superata la quale inizia a perdere colpi. Lì nascono i disservizi e i problemi. Evitare i colli di bottiglia è quindi essenziale per gestire bene un ristorante.
Analizza bene le preparazioni food & beverage, comprendi i movimenti necessari per portare i piatti dal pass al tavolo più lontano, studia un menù funzionale alla tipologia di clientela e alla cucina che hai a disposizione: sono tutte sfumature che, una volta ingegnerizzate e trasformare in linee guida riproducibili, porteranno ad un netto miglioramento di gestione: delle comande delle prenotazioni e del ristorante in generale.

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