4 consigli per aiutare il tuo ristorante a Natale (e gestire al meglio le cene aziendali)

Come gestire il tuo ristorante durante il periodo natalizio.

Il periodo delle vacanze natalizie è vicino e soprattutto per i ristoratori è importante arrivarci preparati per ottimizzare la gestione di un ristorante e aumentare i guadagni: in questa guida vi spiegheremo passo dopo passo cosa fare per gestire un ristorante nel periodo di Natale, controllare i costi, portare persone nel tuo locale e aumentare i guadagni.
Il periodo natalizio è un periodo ricco, tutti escono a mangiare, tutti vogliono fare festa e sono anche disposti a spendere qualcosa in più. È un ottimo periodo per ogni ristoratore, che si vede arrivare più prenotazioni del solito, ed è il periodo perfetto per agganciare nuovi clienti. Ma bisogna fare attenzione al ritorno di fiamma: dicembre non è un mese di soldi facili. Se non lo gestisci bene rischi che le troppe prenotazioni mandino in tilt il ristorante, abbassando la qualità abituale del tuo servizio. Per ogni nuovo cliente che entra nel tuo locale, rischi di perderne uno di fedele che si sente trascurato.
Ecco cosa devi fare per gestire un ristorante a Natale!

Gestire un ristorante a Natale: i nostri consigli

Strooka è un software per la gestione del tuo ristorante che negli ultimi diciotto mesi ha gestito oltre 5 milioni di ordini e più di 90 milioni di euro di incassi, permettendo ai ristoratori di evitare sprechi e fornendo soluzioni di food delivery per catene, dalle start-up alle realtà affermate sul territorio nazionale.

Immagino tu sia qui perché hai bisogno di informazioni e consigli per gestire il tuo ristorante nel periodo delle festività di dicembre. È vero che Natale arriva ogni anno e capita sempre lo stesso giorno, ma è sempre facile farsi cogliere impreparati. Del resto, sappiamo bene che settembre è il vero capodanno del ristoratore, quando tutto ricomincia e i clienti riprendono le loro abitudini che li accompagneranno fino a giugno. Appena finisce settembre ecco dicembre alle porte. Manca un mese a Natale, se non ti sei già preparato ad affrontare questo periodo è il caso di farlo adesso. Partiamo da quattro cose fondamentali che bisogna sapere per gestire un ristorante a Natale e preparare in anticipo.

• Gestisci bene il personale del ristorante durante le festività natalizie

Prima di tutto, assicurati di avere il personale giusto nel periodo più affollato dell’anno: per gestire al meglio un ristorante nel periodo di Natale, comincia dall’organizzazione del team.

Purtroppo, prima o poi, succede di restare senza personale e, se succede a Natale, è un vero casino. Tutti i ristoratori hanno nello staff studenti, persone che lo fanno come secondo lavoro, o comunque persone che non vogliono rinunciare a riabbracciare le loro famiglie per portare i piatti ai tuoi clienti. Ed è un loro diritto farlo. Magari uno dà disponibilità per capodanno, ma in cambio del Natale libero.
Se il tuo staff ti lascia a piedi sotto le feste il problema non è del cameriere che ha voglia di fare le vacanze, ma tuo. Sei tu, ristoratore, che non ti sei preparato in anticipo. Ricordati che le vacanze sono vacanze anche per i tuoi dipendenti. Il punto è organizzare in anticipo il calendario per le ferie dei dipendenti di un ristorante e cercare di coprire tutti i turni delle giornate festive al meglio. Considera anche l’assunzione temporanea di personale che ti aiuti a coprire un periodo di grande afflusso e staff ridotto. Quello che spendi in più è poca roba rispetto a quello che ti costerebbe dover chiudere o dover fare sconti a clienti insoddisfatti.

• Valuta la possibilità di chiudere il ristorante a Natale (e ricordati di comunicarlo)

Non c’è niente di male a chiudere il ristorante a Natale. Anzi. Può essere che la tua catena, o alcuni dei tuoi punti vendita siano posizionati strategicamente per intercettare i pendolari che lavorano in città e, in mancanza di questo flusso di clientela, non avrebbe senso tenerli aperti. Una chiusura strategica ti evita di andare in perdita con un locale mezzo vuoto e, in periodo di vacanze, ti aiuta anche nella gestione del personale. Se metà del tuo staff è in ferie, puoi dirottare i dipendenti dei ristoranti chiusi in quelli che resteranno aperti.
Organizzati per bene e la chiusura può essere vantaggiosa, ma non perdere mai di vista i tuoi clienti, soprattutto quelli fidelizzati. La gente si aspetta che tu sia sempre aperto durante le feste e, se decidi di chiudere, devi comunicarlo bene. Chiudi uno o più punti vendita ma ne lasci alcuni aperti? Comunicalo. Invita i tuoi clienti ad andare a visitare una delle tue location aperte, oppure organizza un evento pre-chiusura e uno di apertura. Coinvolgi sempre i tuoi clienti e comunica sempre tutto chiaramente, potresti stupirti di come la gente si dimentichi velocemente di te e, in pochi giorni di chiusura, possa cambiare le abitudini frequentando un altro ristorante.

• Sfrutta l’occasione delle cene aziendali per aumentare i guadagni del tuo ristorante

Le cene aziendali sono un fenomeno che sposta un numero enorme di persone, e quindi di fatturato. Da te arrivano molti potenziali nuovi clienti. Magari non sono mai stati nel tuo locale. Se si trovano bene, potrebbero tornare. È come un all-in a poker: puoi fare il botto se la gestisci bene, ma presenta serie controindicazioni se ti dimentichi dei clienti abituali.
Gestire le cene aziendali da ristoratore non è facile, bisogna ragionare da imprenditori, a mente fredda, pensando a tutte le conseguenze delle varie scelte che possiamo operare. Oppure, meglio ancora, bisogna ragionarci prima e scrivere delle procedure pensate appositamente per questi eventi, in modo da avere già una strategia da mettere in campo appena arrivano le prime prenotazioni. L’ultima cosa da fare è lasciarsi ingolosire dal fatturato facile, da come con una prenotazione sola possiamo riempire mezzo locale e portare a casa la serata semplicemente con la telefonata di un gruppo di persone.
La cena aziendale muove un sacco di persone e va gestita bene.

Gestire una cena aziendale al meglio necessita di una serie di riflessioni: prima di tutto, com’è fatto il tuo locale? Se hai un locale grande, riserva una sala solo per le aziende. Se non hai tutto quello spazio a disposizione, scegli delle sere, dei giorni della settimana riservati esclusivamente a questo tipo di eventi.
Gioca d’anticipo preparando un menù apposito per le cene aziendali. Non vuoi sacrificare un cameriere per prendere trenta ordini diversi dalla stessa tavolata? Pensa a un menù fisso, oppure ridotto e pensato su misura per l’azienda. Oppure assumi un cameriere extra, da dedicare esclusivamente alle cene aziendali. È vero, è un costo sostanzioso in più, ma preferisci forse trascurare i tuoi clienti abituali e rischiare di perderli? Certo perché, mentre tu sei distratto dalle cene aziendali, questo potrebbe proprio accadere. Succede quando i tuoi clienti più fedeli continuano a venire da te, in base alle loro abitudini. La presenza di una grossa tavolata, o più di una, può essere una grossa rottura non solo per te ma anche per il cliente che è abituato a ricevere un certo standard di servizio.
Se il servizio risulta lento, se qualche pietanza non arriva ben cotta, se ci si dimentica di rifornire con puntualità pane, acqua e vino il cliente abituale si infastidisce. Soprattutto se sa che queste cose normalmente nel tuo locale non succedono. L’esperienza positiva di un cliente abituale viene compromessa o perché i camerieri sono costantemente impegnati dai gruppi aziendali o perché non riesce a prenotare perché sei fully booked per tutto il mese.
Questi due banalissimi motivi lo potrebbero costringere a prenotare altrove. E potresti non rivederlo. Ti sto dicendo tutto questo perché io ci sono passato, mi sono lasciato inebriare dal fatturato facile delle cene aziendali e ne ho pagato le conseguenze.

Vero, ho riempito mezza sala in un colpo solo ma ho perso marginalità con l’azienda perché ho fatto per loro un menù agevolato, ho perso marginalità con i miei clienti più cari perché ho dovuto fare sconti, e ho perso il valore dei clienti fidelizzati che non sono più tornati.
Come abbiamo risolto questo problema? Innanzitutto non ci siamo più fatti cogliere impreparati, e non ci siamo più fatti prendere dalla gola.
Abbiamo imparato che ogni anno arriva Natale e che con esso arrivano le cene aziendali. Abbiamo capito l’importanza di dividere i clienti abituali e i clienti aziendali. I clienti abituali vanno trattati bene come sempre, se non addirittura meglio del solito, e i clienti aziendali vanno gestiti in modo da capitalizzare l’opportunità di avere tante persone che stanno provando il locale per la prima volta.

• Riempi i magazzini del ristorante, fai la spesa di gennaio a dicembre

Dicembre è il periodo di picco di un ristorante, quello in cui devi avere tutto. Non solo devi avere la certezza di avere uno staff completo e preparato, ma devi avere i magazzini del ristorante pieni con tutto ciò ti serve per coprire tutto il periodo delle festività. Non vorrai certo trovarti senza mozzarella di bufala alla vigilia di Natale!
Dicembre è anche un ottimo periodo dell’anno per fare acquisti, perché i fornitori devono svuotare i loro magazzini. Metti in campo tutte le tue doti di negoziatore e porta a casa prodotti a ottime condizioni. Per farlo però devi avere cassa, spesso è solo pagando alla consegna che riesci a strappare un prezzo vantaggioso ai tuoi fornitori. Avere disponibilità di cassa è imprescindibile per un’azienda sana e scalabile anche per questa ragione: se hai cassa abbatti il food cost negoziando le forniture, e così riesci a fare più margine su quello che vendi. Lavorando bene in questo senso riesci anche a rifornirti per gennaio, un mese tradizionalmente più tranquillo. Se sarai riuscito a comprare le materie prime a costo basso a dicembre, a gennaio avrai più margine per fare delle promozioni e far tornare i clienti.

Natale al ristorante, il forum su facebook per i ristoratori

Queste sono solo quattro cose che ogni ristoratore deve considerare per Natale, ma ce ne sarebbero altre mille. Quali sono per te le cose più importanti? Quelle che, una volta scoperte e risolte, ti hanno dato una svolta? Oppure quali sono quelle che continuano a metterti in difficoltà? Vieni nel Ristoratori Digitali Club e parlacene! La nostra community su facebook è fatta da ristoratori per ristoratori e puoi trovare un sacco di spunti utili.

Gestire un ristorante a Natale con l’aiuto della tecnologia, l’esempio di Strooka

Quando abbiamo cominciato a sviluppare Strooka, abbiamo pensato a una funzionalità che potesse salvare anche il Natale. Uno degli strumenti Strooka che preferisco, in questa prospettiva, è il self-ordering (ordinare al tavolo in autonomia), che funziona benissimo con le cene aziendali perché ti permette, tra le altre cose, di ottimizzare le mansioni del personale di sala, ridurre le attese per il cliente, azzerare gli errori nella gestione delle comande ed è in grado di risolvere diverse problematiche.
Gestire una grossa tavolata, infatti, può richiedere un grande sforzo e un impiego di tempo notevole, mentre con il self-ordering il cameriere deve semplicemente spiegare come funziona il sistema e dare il via alle ordinazioni. Gli ordini vanno direttamente alle comande in cucina, senza il passaggio di trascrizione che, nella confusione di un grande gruppo, si presta agli errori ancora più del solito. Immagina poi, se tu avessi concordato anche il menu fisso, potresti gestire facilmente con il self-ordering solo le bevande, aumentando tantissimo i tuoi margini.
Questa strategia viene adottata da diversi nostri clienti con successo. Penso ad esempio ad una catena che usa la formula all-you-can-eat. Il loro primo ristorante andava bene ma erano bloccati e non riuscivano a scalare. Hanno così implementato il self ordering sui drink e hanno aumentato mostruosamente il fatturato. Grazie a questo intervento minimo nel giro di poco sono riusciti ad aprire un nuovo locale.
Sì perché di fatto con il self-ordering sui drink non solo stai risparmiando il tempo del cameriere che va a prendere le ordinazioni, ma stai anche aumentando le opportunità di consumo. Pensa a quante volte, anche tu, da cliente, avresti voluto ordinare una seconda birra ma non sei riuscito a fermare il cameriere e alla fine hai dovuto rinunciare. Se il cliente può ordinare da bere semplicemente dal cellulare allora, ordinerà ogni volta che gli va.
Ci sono molti accorgimenti che puoi prendere per gestire le cene aziendali, per prevenire i problemi e trasformare questo fenomeno in una risorsa. Una volta che ti sei ben organizzato con tavolate e clienti in sala, Strooka ti aiuta anche con il flusso delivery che, con la sala piena e un aumento degli ordini da casa, può diventare critico.